La standardisation permet un filtrage cohérent des annonces à tous les niveaux géographiques et fédéraux. Elle offre des avantages considérables :
- Interopérabilité : facilite le traitement automatisé (Open Data) et l'interconnexion des processus métier en amont et en aval.
- Efficacité : simplifie la création de nouvelles feuilles officielles grâce à l'utilisation d'un catalogue centralisé de types d'annonces.
- Qualité : garantit, grâce à des structures prédéfinies, une qualité élevée des données et la validité juridique des publications.
Les éditeurs sélectionnent dans le catalogue global des types de messages ceux qui les concernent et les configurent individuellement (par exemple en les renommant ou en limitant les types d'organisation).
Le catalogue des types de publication est divisé en six catégories (100–600) (voir le dernier chapitre). Chaque type d'annonce possède un identifiant unique au sein de ces catégories. La combinaison de cet identifiant avec l’abréviation de la feuille officielle correspondante donne l’identifiant spécifique du type d'annonce de la feuille officielle. Celui-ci sert également de préfixe pour le numéro d'annonce effectif. Si une annonce est publiée dans plusieurs feuilles officielles, c’est toujours le préfixe de la feuille officielle principale qui fait foi pour la numérotation.
L'illustration ci-dessous présente une annonce conforme au nouveau standard d'annonce, avec les principaux paramètres pertinents pour la recherche et une brève description de chacun d'entre eux.
Une annonce repose toujours sur un type d'annonce. Celui-ci correspond au modèle d'une annonce.
Une annonce doit être publiée dans une feuille officielle (principale) et peut être publiée dans autant de feuilles officielles que souhaité (secondaires).
Une annonce comporte toujours au moins un thème. Selon le type d'annonce, plusieurs thèmes peuvent également être attribués à une annonce.
Une annonce peut ne concerner aucun, un ou plusieurs cantons ou communes.
Une annonce a toujours un titre aussi explicite que possible. Celui-ci se compose toujours de l’objet et des éléments de contenu définis pour chaque type d’annonce.
Une annonce a toujours au moins une catégorie.
Une annonce a au moins deux éléments de contenu.
Une annonce peut comporter un bloc contenant une mention légale (moyens de droit, remarques relatives à la mise à disposition), au maximum deux délais différents et les coordonnées du contact.
Une annonce a toujours un expéditeur, à savoir l’entité de publication. Chaque entité de publication est affectée à un type d’organisation spécifique (par exemple « tribunal » ou « office des faillites et des poursuites »).