La standardizzazione consente un filtraggio coerente degli annunci a tutti i livelli geografici e federali. Offre vantaggi significativi:
- Interoperabilità: facilita l’elaborazione automatica (Open Data) e l’integrazione dei processi specialistici a monte e a valle.
- Efficienza: semplifica la creazione di nuovi fogli ufficiali ricorrendo a un catalogo centrale dei tipi di pubblicazione.
- Qualità: garantisce, grazie a strutture predefinite, un'elevata qualità dei dati e la validità legale delle pubblicazioni.
Gli editori selezionano dal catalogo globale dei tipi di annuncio quelli per loro rilevanti e li configurano individualmente (ad es. rinominando o limitando i tipi di organizzazione).
Il catalogo dei tipi di pubblicazione è suddiviso in sei categorie (100–600) (vedi capitolo precedente). Ogni tipo di pubblicazione possiede un ID univoco all’interno di queste categorie. La combinazione di questo ID con l’abbreviazione del rispettivo foglio ufficiale genera l’ID specifico del tipo di pubblicazione del foglio ufficiale. Questo funge anche da prefisso per il numero all'annuncio. Se un annuncio viene pubblicato in più fogli ufficiali, per la numerazione è sempre determinante il prefisso della gazzetta ufficiale primaria.
L'illustrazione seguente mostra un annuncio conforme al nuovo standard di pubblicazione, con i principali parametri rilevanti per la ricerca e una breve descrizione per ciascuno di essi.
Un annuncio si basa sempre su un tipo di pubblicazione. Esso corrisponde al modello di un annuncio.
Un annuncio deve essere pubblicato in un foglio ufficiale (primario) e può essere pubblicato in un numero illimitato di fogli ufficiali aggiuntivi (secondari).
Un annuncio ha sempre almeno un tema. A seconda del tipo di pubblicazione, agli annunci possono essere assegnati anche più temi.
Un annuncio può non avere, avere uno o più Cantoni o Comuni interessati.
Un annuncio ha sempre un titolo il più possibile descrittivo. Questo è sempre composto dall'oggetto e dagli elementi di contenuto definiti per ogni tipo di pubblicazione.
Un annuncio ha sempre almeno una categoria.
Un annuncio ha almeno due elementi di contenuto.
Un annuncio può avere un blocco con un'indicazione giuridica (modalità di ricorso, indicazioni sulla pubblicazione), al massimo due scadenze diverse e l'indicazione del contatto.
Un annuncio ha sempre un mittente, ovvero l'ente pubblicante. Ogni ente pubblicante è assegnato a un determinato tipo di organizzazione (ad es. «Tribunale» o «Ufficio fallimentare/esecutivo»).